Phần mềm quản lý cửa hàng là công cụ quan trọng giúp chủ shop kiểm soát bán hàng, tồn kho và doanh thu một cách chính xác. Trong bài viết này, Mini AI tổng hợp Top 10 phần mềm quản lý cửa hàng tốt nhất 2025, kèm ưu – nhược điểm và gợi ý lựa chọn theo từng mô hình kinh doanh. Nhờ đó, bạn dễ dàng tìm được giải pháp giúp tối ưu vận hành và tiết kiệm chi phí hiệu quả.
1. Phần mềm quản lý cửa hàng là gì?
1.1 Khái niệm
Phần mềm quản lý cửa hàng (POS – Point of Sale) là hệ thống hỗ trợ bán hàng, quản lý kho, quản lý thu – chi, nhân viên và khách hàng ngay trên một nền tảng duy nhất.
Chủ shop có thể theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh theo thời gian thực trên máy tính hoặc điện thoại.
1.2 Cách hoạt động
Phần mềm kết nối dữ liệu giữa các bộ phận: bán hàng → kho → kế toán → báo cáo.
Khi nhân viên tạo đơn, hệ thống tự động trừ tồn kho, ghi nhận doanh thu và cập nhật báo cáo. Mọi dữ liệu được lưu trữ tập trung và đồng bộ liên tục.
1.3 Đối tượng nên sử dụng
- Cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, phụ kiện
- Siêu thị mini, tạp hóa
- F&B: quán cà phê, nhà hàng, trà sữa
- Shop mẹ & bé, dược phẩm
- Các chuỗi bán lẻ nhiều chi nhánh
- Người kinh doanh online kết hợp offline (O2O)
Phần mềm quản lý cửa hàng là gì? Xem thêm: Phần mềm Odoo là gì? Đánh giá tính năng và ưu nhược điểm
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng
- Tối ưu vận hành bán lẻ: Giảm thời gian tạo đơn, kiểm hàng, xử lý thanh toán; quy trình bán hàng nhanh – chính xác.
- Quản lý kho – tồn hàng chính xác: Hạn chế thất thoát, cảnh báo hết hàng, hết hạn, tồn kho lâu; hỗ trợ nhập – xuất – chuyển kho dễ dàng.
- Kiểm soát doanh thu – dòng tiền: Báo cáo theo ngày/tuần/tháng, theo ca bán, theo sản phẩm, theo nhân viên; giúp chủ shop nắm tài chính minh bạch.
- Đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh: Dù quản lý 1 hay 10 cửa hàng, tất cả đều cập nhật live-time trên 1 hệ thống.
- Giảm chi phí nhân sự & sai sót thủ công: Tự động hóa nhập liệu, giảm lỗi tính tiền, giảm gian lận và tiết kiệm thời gian kiểm kê.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng
3. Top 10 phần mềm quản lý cửa hàng được đánh giá cao nhất 2025
| Phần mềm | Ưu điểm | Nhược điểm |
| KiotViet | Giao diện dễ dùng; mạnh về bán lẻ – tạp hóa – thời trang; hệ sinh thái lớn | Chi phí cao các phần mềm mới; tính năng nâng cao phải phí |
| TrustSales | Phù hợp shop online/offline; đồng bộ Facebook – Shopee – Tiktok Shop | Giao diện nhiều tính năng, mất thời gian làm quen |
| Sapo | Mạnh mô hình đa chi nhánh; tích hợp vận chuyển – sàn TMĐT; hoạt động ổn định | Chi phí gia hạn cao; một số tính năng F&B chưa tối ưu |
| POS365 | Tối ưu F&B, cafe,hỗ trợ in bếp – chia món; thao tác bán hàng nhanh | Chưa mạnh về đồng bộ đa kênh |
| Odoo POS | Mã nguồn mở; tùy biến linh hoạt; phù hợp chuỗi lớn & mô hình đặc thù | Cần đội kỹ thuật triển khai; chi phí tùy chỉnh cao |
| NowPOS | Chi phí rẻ; dễ sử dụng; phù hợp shop nhỏ & start-up | Tính năng nâng hạn chế |
| Ebiz | Mạnh siêu thị mini; quản lý hạn sử dụng – định lượng – kho phức tạp | Giao diện cũ; không mạnh về bán hàng đa kênh |
| Nhanh.vn | Mạnh về TMĐT; đồng bộ sàn- vận chuyển-CRM | POS offline chưa mạnh bằng các nền tảng chuyên dụng |
| VNPAY POS | Tích hợp thanh toán QR; báo cáo tự động; tối ưu cho bán hàng nhanh | Thiếu tính năng quản lý kho nâng cao |
| Zalo Mini App | Dễ dùng – không cần cài đặt; tạo shop ngay trong Zalo; đồng bộ đơn hàng – sản phẩm – mã giảm giá | Chưa đầy đủ tính năng quản lý nâng cao như POS chuyên nghiệp |
4. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý cửa hàng phù hợp
- Tính năng cần thiết theo mô hình shop: Shop thời trang cần quản lý size – màu; F&B cần tách món – in bếp; siêu thị cần quản lý hạn dùng.
- Tính ổn định và tốc độ xử lý: POS cần chạy mượt trong giờ cao điểm, không bị đứng máy hay lỗi thanh toán.
- Dễ sử dụng cho nhân viên: Giao diện rõ ràng, thao tác nhanh giúp giảm thời gian training.
- Khả năng mở rộng khi tăng số chi nhánh: Nên chọn phần mềm có lộ trình nâng cấp theo quy mô.
- Chi phí đầu tư và chi phí duy trì: Lưu ý phí thiết bị, phí gia hạn, phí thêm tính năng.
- Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật & bảo hành: Nên chọn đơn vị có hotline, hỗ trợ nhanh, có đội ngũ kỹ thuật.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý cửa hàng phù hợp
5. Quản lý cửa hàng trên zalo mini app
Zalo Mini App là giải pháp quản lý cửa hàng mới nổi năm 2025, phù hợp với các shop nhỏ, shop mới kinh doanh hoặc bán lẻ theo khu vực. Nền tảng cho phép chủ cửa hàng thêm sản phẩm, hình ảnh, giá bán; quản lý tồn kho cơ bản; tạo và xác nhận đơn hàng; theo dõi giao hàng; đồng thời tạo mã giảm giá ngay trong giao diện Zalo. Toàn bộ thao tác đều diễn ra trực tiếp trên app mà không cần cài đặt phần mềm hay sử dụng thiết bị chuyên dụng.
Điểm mạnh của Zalo Mini App nằm ở việc dễ sử dụng và dễ triển khai, ngay cả với những người không rành công nghệ. Nhờ tích hợp trực tiếp với Zalo OA, doanh nghiệp có thể quản lý tin nhắn, chăm sóc khách hàng và chốt đơn thuận tiện hơn. Với khả năng tiếp cận tập người dùng lớn trên Zalo và quy trình vận hành đơn giản, Zalo Mini App trở thành lựa chọn phù hợp cho các cửa hàng nhỏ, hộ kinh doanh và những người mới bắt đầu bán hàng — dù không phải là giải pháp miễn phí.
6. FAQ – Các câu hỏi phổ biến về phần mềm quản lý cửa hàng
6.1. Cửa hàng nhỏ có cần dùng phần mềm không?
Có. Khi số lượng sản phẩm nhiều hơn 50 mã hoặc doanh thu mỗi ngày > 20 đơn, dùng phần mềm giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
6.2. Phần mềm quản lý cửa hàng có miễn phí không?
Có. Một số nền tảng như Zalo Mini App, Odoo bản cơ bản có thể dùng miễn phí. Tuy nhiên, nếu muốn dùng tính năng đầy đủ thì cần trả phí.
6.3. Có thể dùng điện thoại để quản lý được không?
Được. Hầu hết phần mềm 2025 có app quản lý trên điện thoại.
6.4. Nên chọn phần mềm theo tháng hay theo năm?
Nếu bạn mới mở shop → nên dùng theo tháng để thử.
Nếu shop ổn định → nên chọn theo năm để tiết kiệm 10–20%.
6.5. Phần mềm có dùng được cho nhiều chi nhánh không?
Có. Các giải pháp như KiotViet, Sapo, Nhanh.vn, Odoo hỗ trợ quản lý chuỗi.
