Tính năng Zalo giao việc là giải pháp quản lý công việc nhanh gọn ngay trên nền tảng chat Zalo, giúp giao – nhận nhiệm vụ và theo dõi tiến độ theo thời gian thực một cách minh bạch. Trong bài viết này, Mini AI sẽ giúp bạn hiểu rõ Zalo giao việc là gì, lợi ích nổi bật và hướng dẫn chi tiết cách giao, nhận và kiểm tra tiến độ trên điện thoại, Zalo PC và Zalo Web, đồng thời làm rõ vai trò của Zalo Business Account trong tối ưu hiệu quả làm việc nhóm.
1. Zalo giao việc là gì? Lợi ích của Zalo giao việc
Trước khi áp dụng vào thực tế, doanh nghiệp và đội nhóm cần hiểu rõ Zalo giao việc là gì và vì sao tính năng này ngày càng được sử dụng phổ biến trong quản lý công việc hằng ngày.
1.1. Khái niệm tính năng “Zalo giao việc”
Zalo giao việc (Zalo To-do) là tính năng được tích hợp trực tiếp trong giao diện chat Zalo, cho phép người dùng tạo và quản lý công việc ngay trong quá trình trò chuyện. Thông qua tính năng này, người giao việc có thể chỉ định người thực hiện, đặt thời hạn hoàn thành và theo dõi trạng thái công việc một cách trực quan. Zalo giao việc có thể được kích hoạt nhanh từ thanh công cụ trong khung chat hoặc menu tùy chọn, giúp biến các nội dung trao đổi thành đầu việc cụ thể mà không cần sử dụng thêm công cụ quản lý bên ngoài.
1.2. Lợi ích của tính năng Zalo giao việc
Việc sử dụng Zalo giao việc giúp cá nhân và đội nhóm quản lý công việc hiệu quả hơn bằng cách chuyển các cuộc trò chuyện rời rạc thành nhiệm vụ rõ ràng, hạn chế tối đa tình trạng quên hoặc bỏ sót đầu việc. Người giao việc có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và cập nhật trạng thái công việc theo thời gian thực ngay trên luồng chat, từ đó nắm bắt tình hình chung của cả nhóm. Đồng thời, việc giao việc cụ thể cho từng cá nhân kèm thời hạn rõ ràng cũng góp phần nâng cao tính trách nhiệm, minh bạch và sự phối hợp trong quá trình làm việc.
Xem thêm: Zalo Chatbot: Công cụ tự động hóa CSKH và giữ chân khách hàng 24/7
2. Hướng dẫn chi tiết cách Zalo giao việc trên mọi nền tảng
Để tận dụng tối đa tính năng Zalo giao việc, người dùng cần hiểu rõ cách kích hoạt và thao tác trên các nền tảng khác nhau như điện thoại, Zalo PC và Zalo Web. Việc nắm vững quy trình này giúp quá trình phân công công việc diễn ra liền mạch, chính xác và hạn chế gián đoạn trong quá trình phối hợp làm việc.
2.1. Kích hoạt và điều kiện sử dụng tính năng Zalo giao việc
Tính năng Zalo To-do được tích hợp sẵn trong Zalo và có thể sử dụng trên cả điện thoại lẫn máy tính. Người dùng chỉ cần mở một cuộc trò chuyện bất kỳ, sau đó nhấn vào biểu tượng giao việc hoặc menu tùy chọn trong khung chat để kích hoạt. Zalo giao việc hiện được cung cấp miễn phí, không yêu cầu cài đặt thêm ứng dụng hay nâng cấp tài khoản, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng ngay khi cần quản lý công việc.
2.2. Giao việc trực tiếp từ tin nhắn có sẵn
Một trong những cách giao việc nhanh nhất trên Zalo là chuyển trực tiếp nội dung tin nhắn thành một đầu việc cụ thể. Khi có một tin nhắn chứa yêu cầu, chỉ đạo hoặc nội dung cần thực hiện, người dùng chỉ cần nhấn giữ tin nhắn và chọn tùy chọn giao việc. Ngay lập tức, tin nhắn đó sẽ được chuyển thành một task, giúp đảm bảo các yêu cầu quan trọng không bị trôi trong luồng hội thoại và được theo dõi rõ ràng.
2.3. Giao việc bằng cách tạo mới công việc
Ngoài việc tạo task từ tin nhắn có sẵn, người dùng cũng có thể chủ động tạo một công việc hoàn toàn mới. Tại giao diện giao việc, bạn nhập tiêu đề để mô tả ngắn gọn nhiệm vụ, bổ sung nội dung chi tiết để làm rõ yêu cầu, sau đó đặt thời hạn hoàn thành cụ thể. Cuối cùng, chỉ cần gắn thẻ người thực hiện là công việc đã được giao thành công và hiển thị ngay trong cuộc trò chuyện.
2.4. Phân loại giao việc đích danh và giao việc trong nhóm
Zalo giao việc cho phép người dùng linh hoạt lựa chọn hình thức phân công phù hợp. Với giao việc đích danh, người giao sẽ chỉ định rõ một cá nhân chịu trách nhiệm chính, giúp tăng tính rõ ràng và trách nhiệm. Trong các cuộc trò chuyện nhóm, người dùng có thể giao việc cho nhiều thành viên hoặc cả nhóm cùng thực hiện, thuận tiện cho các nhiệm vụ cần phối hợp và theo dõi tiến độ chung ngay trong cùng một không gian làm việc.
3. Hướng dẫn nhận, cập nhật và giám sát tiến độ công việc
Không chỉ dừng lại ở việc giao việc, Zalo còn hỗ trợ người dùng theo dõi tiến độ và cập nhật trạng thái công việc theo thời gian thực, giúp quá trình phối hợp giữa các thành viên trở nên minh bạch hơn.
- Nhận công việc trên Zalo: Khi có công việc mới được giao, nhân viên sẽ nhận thông báo trực tiếp trong luồng chat hoặc trong mục Quản lý công việc (To-do) trên Zalo. Mọi thông tin liên quan đến công việc như tiêu đề, mô tả chi tiết, người giao và thời hạn hoàn thành đều được hiển thị rõ ràng, giúp người nhận nắm bắt nhanh chóng và chuẩn bị thực hiện đúng tiến độ.
- Cập nhật tiến độ công việc: Trong quá trình thực hiện, nhân viên có thể cập nhật trạng thái công việc ngay trên Zalo PC, Web hoặc điện thoại. Các trạng thái như “Đang tiến hành”, “Hoàn thành” hay “Bị trì hoãn” sẽ được hiển thị cho người giao việc, giúp mọi người theo dõi tiến độ một cách minh bạch và kịp thời xử lý nếu có vấn đề phát sinh.
- Giám sát công việc với Zalo Business Account (ZBA): Khi sử dụng Zalo giao việc kết hợp với ZBA, người quản lý có thể giao việc thông qua nhóm chat hoặc Tài khoản chính thức (Zalo OA) đã xác thực, đồng thời quản lý thông tin nhân viên và khách hàng dễ dàng hơn. Tính năng này giúp phân công công việc chính xác, đảm bảo minh bạch và nâng cao hiệu suất làm việc nhóm. Tuy nhiên, Zalo giao việc vẫn phù hợp với các công việc ngắn hạn, cần phản hồi nhanh, bởi tính năng chưa đầy đủ như các phần mềm quản lý chuyên dụng.
4. Ứng dụng Zalo Business Account (ZBA) trong quản lý công việc
Trong môi trường doanh nghiệp, việc kết hợp Zalo giao việc với Zalo Business Account giúp nâng cao tính chuyên nghiệp, kiểm soát đầu việc tốt hơn và tối ưu hiệu suất làm việc nhóm.
4.1. ZBA và Zalo OA hỗ trợ làm việc nhóm và giao việc như thế nào?
ZBA và Zalo OA hỗ trợ làm việc nhóm và giao việc: Khi sử dụng Zalo Business Account (ZBA) kết hợp với Tài khoản chính thức (Zalo OA) đã xác thực, việc giao việc trong nhóm trở nên minh bạch và đáng tin cậy hơn. Người quản lý có thể phân công công việc trực tiếp qua các nhóm chat hoặc Zalo OA, đồng thời theo dõi tiến độ và quản lý thông tin liên hệ của nhân viên cũng như khách hàng một cách tập trung. Điều này giúp việc chỉ định công việc liên quan đến chăm sóc khách hàng và các nhiệm vụ nội bộ diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
4.2. Có nên thực hiện Zalo giao việc hoàn toàn không?
- Ưu điểm: Tốc độ, tiện lợi, tính tức thời (real-time) và không cần sử dụng thêm phần mềm thứ ba.
- Hạn chế: Tính năng còn cơ bản so với các phần mềm chuyên dụng (thiếu các tính năng phức tạp như Gantt Chart, phân bổ nguồn lực, tích hợp lịch làm việc chuyên sâu). Việc Zalo giao việc nên được dùng chủ yếu cho các công việc nhỏ, ngắn hạn và cần phản hồi nhanh.
Ứng dụng Zalo Business Account (ZBA) trong quản lý công việc
5. Kết luận
Tính năng Zalo giao việc đã chứng minh là một công cụ hữu ích, giúp doanh nghiệp tận dụng nền tảng chat phổ biến để quản lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc nắm vững cách giao, nhận và kiểm tra tiến độ chi tiết trên Zalo PC và điện thoại sẽ giúp các đội nhóm tăng cường sự minh bạch, trách nhiệm và giảm thiểu tình trạng bỏ sót công việc. Sử dụng Zalo giao việc là một giải pháp đơn giản, tiện lợi để bắt đầu hành trình quản lý công việc số.
6. FAQ
1. Zalo giao việc khác gì so với các phần mềm quản lý công việc chuyên dụng?
Zalo giao việc tập trung vào tính tức thời và giao tiếp (chat-based), trong khi phần mềm chuyên dụng (như Jira, Asana) tập trung vào quy trình phức tạp, báo cáo chuyên sâu và tích hợp đa nền tảng.
2. Tính năng giao việc có giới hạn số lượng hay mất phí không?
Tính năng Zalo giao việc được cung cấp hoàn toàn miễn phí và không giới hạn số lượng công việc được tạo ra.
3. Có thể giao việc cho người không phải là bạn bè trên Zalo không?
Không. Việc Zalo giao việc chỉ có thể được thực hiện trong các cuộc trò chuyện cá nhân hoặc nhóm chat có sự tham gia của người nhận.
