Để tính toán chi phí Zalo CRM hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ các khoản phí từ duy trì tài khoản, phí gửi tin nhắn đến ngân sách tích hợp và vận hành. Tùy vào quy mô, mỗi đơn vị sẽ có mức đầu tư khác nhau để cân bằng giữa hiệu quả và tiết kiệm. MINI AI sẽ phân tích chi tiết từng hạng mục chi phí và cách phân bổ nguồn lực hợp lý, giúp bạn dễ dàng xây dựng lộ trình triển khai phù hợp với ngân sách của mình.
1. Những yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí Zalo CRM
Chi phí Zalo CRM phụ thuộc trước hết vào nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp. Với các đơn vị chỉ dùng Zalo để trả lời khách hàng thủ công, chi phí gần như bằng 0 nếu sử dụng Zalo OA miễn phí. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp cần mở rộng khả năng tiếp cận, gửi thông báo tự động, phân loại khách hàng hoặc đo lường hiệu quả, chi phí sẽ bắt đầu phát sinh.
Ngoài ra, tần suất gửi tin nhắn, số lượng khách hàng, việc có sử dụng ZNS, chatbot hay phần mềm Zalo CRM bên thứ ba cũng là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí Zalo CRM tổng thể. Doanh nghiệp càng tự động hóa và tích hợp sâu thì ngân sách đầu tư ban đầu càng cao, đổi lại là hiệu quả vận hành tốt hơn về lâu dài.
2. Các nhóm chi phí chính trong vận hành hệ thống Zalo CRM
Chi phí Zalo CRM được cấu thành từ nhiều hạng mục khác nhau trong quá trình vận hành. Việc phân tích từng nhóm chi phí dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng dự trù ngân sách và lựa chọn mức đầu tư phù hợp:
2.1. Chi phí duy trì gói Zalo Business OA theo nhu cầu
Zalo Official Account (OA) là nền tảng bắt buộc và đóng vai trò cốt lõi trong toàn bộ hệ thống Zalo CRM. Tùy theo quy mô và mục tiêu sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn các gói OA với mức chi phí khác nhau:
- Gói miễn phí (Basic): Doanh nghiệp có thể tạo OA và sử dụng các tính năng cơ bản hoàn toàn miễn phí, phù hợp cho giai đoạn thử nghiệm hoặc vận hành đơn giản.
- Gói nâng cao (Pro/Advanced): Chi phí khoảng 99.000 VNĐ/tháng hoặc 594.000 VNĐ/6 tháng, giúp mở rộng khả năng hiển thị, quản lý khách hàng và gửi tin nhắn chủ động.
- Gói Premium: Khoảng 399.000 VNĐ/tháng hoặc 2.394.000 VNĐ/6 tháng, phù hợp với doanh nghiệp có tệp khách hàng lớn và nhu cầu tương tác thường xuyên.
Ngoài ra, một số gói Zalo Business cũ hoặc hình thức tính theo ngày (như Pro ~5.500đ/ngày, Elite ~55.000đ/ngày) vẫn có thể áp dụng tùy thời điểm. Đây là phần chi phí Zalo OA bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn triển khai Zalo CRM bài bản.
2.2. Ngân sách cho dịch vụ tin nhắn thông báo và tương tác
Tin nhắn là hạng mục chiếm tỷ trọng đáng kể trong chi phí Zalo CRM, đặc biệt với các doanh nghiệp bán hàng, dịch vụ hoặc chăm sóc khách hàng thường xuyên.
- Chi phí ZNS (Zalo Notification Service) hiện vào khoảng 220 VNĐ/tin nhắn gửi thành công đến khách hàng.
- ZNS thường được dùng cho các thông báo như xác nhận đơn hàng, nhắc lịch, thông báo giao dịch hoặc trạng thái dịch vụ.
So với SMS Brandname, chi phí ZNS thấp hơn đáng kể và chỉ tính phí khi tin nhắn được gửi thành công, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn. Tuy nhiên, với tệp khách hàng lớn và tần suất gửi cao, khoản chi này cần được tính toán kỹ trong ngân sách triển khai Zalo CRM.
2.3. Chi phí tích hợp API và Zalo Mini App
Khi doanh nghiệp không chỉ quản lý khách hàng trực tiếp trên giao diện Zalo mà muốn đồng bộ dữ liệu về CRM trung tâm, website hoặc phần mềm bán hàng, chi phí tích hợp Zalo CRM sẽ phát sinh.
Nhóm chi phí này thường bao gồm:
- Phí phát triển và kết nối API Zalo OA
- Chi phí xây dựng hoặc vận hành Zalo Mini App (nếu doanh nghiệp sử dụng)
- Chi phí kỹ thuật cho việc bảo trì, đồng bộ và đảm bảo dữ liệu hoạt động ổn định
Mức chi phí cụ thể phụ thuộc vào độ phức tạp của hệ thống và đơn vị triển khai, thường dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng mỗi năm. Với các doanh nghiệp có nhu cầu tùy biến cao, đây là khoản đầu tư quan trọng để Zalo CRM vận hành đồng bộ và hiệu quả lâu dài.
2.4. Chi phí quản lý và nhân sự vận hành
Bên cạnh chi phí nền tảng và kỹ thuật, doanh nghiệp cũng cần tính đến chi phí nhân sự để vận hành hệ thống Zalo CRM một cách hiệu quả. Bao gồm các vị trí như chăm sóc khách hàng, quản lý nội dung OA, theo dõi chiến dịch gửi tin và tối ưu kịch bản tương tác.
Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai chatbot, áp lực cho đội ngũ nhân sự có thể được giảm đáng kể. Tuy nhiên, sẽ phát sinh chi phí ban đầu cho việc xây dựng kịch bản, tích hợp chatbot và chi phí duy trì hệ thống. Về lâu dài, đây được xem là khoản đầu tư hợp lý giúp giảm chi phí vận hành thủ công và nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng.
3. Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu với mức ngân sách nào?
Với doanh nghiệp nhỏ, chi phí Zalo CRM ban đầu có thể rất thấp. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt đầu với Zalo OA miễn phí, sử dụng các tính năng cơ bản để quản lý khách hàng và thử nghiệm các chiến dịch chăm sóc. Khi nhu cầu tăng lên, có thể nâng cấp lên gói Pro (từ 99.000 VNĐ/tháng) để mở rộng khả năng gửi tin nhắn và quản lý tương tác hiệu quả hơn.
Ngân sách nên ưu tiên cho ZNS để gửi các thông báo quan trọng, đảm bảo khách hàng luôn nhận được thông tin kịp thời. Các khoản đầu tư cho tích hợp API, Zalo Mini App hay phần mềm bên thứ ba chỉ nên xem xét khi lượng khách hàng tăng rõ rệt, nhằm cân đối chi phí và hiệu quả vận hành.
4. Bí quyết tối ưu hóa chi phí Zalo CRM cho doanh nghiệp SME
Để tối ưu chi phí Zalo OA, ZNS và chatbot mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành, doanh nghiệp SME nên lưu ý một số điểm sau:
- Tận dụng tối đa ZNS: Thay thế SMS truyền thống bằng ZNS để giảm đáng kể chi phí viễn thông, đồng thời đảm bảo các thông báo đến khách hàng nhanh chóng và chính xác.
- Chatbot điều hướng: Sử dụng chatbot miễn phí hoặc chi phí thấp để phân loại khách hàng ngay từ đầu, giúp giảm tải cho nhân sự trực chat và tối ưu quy trình chăm sóc.
- Ưu tiên gói năm: Thanh toán Zalo OA theo gói 6 tháng hoặc 1 năm để nhận chiết khấu từ nền tảng, tiết kiệm chi phí duy trì và đảm bảo quyền lợi dài hạn cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Ứng dụng Zalo CRM: Giải pháp tối ưu quản trị khách hàng
5. Kết luận
Chi phí Zalo CRM phụ thuộc rất lớn vào nhu cầu sử dụng và mức độ chuyên sâu của hệ thống. Doanh nghiệp có thể bắt đầu gần như miễn phí, sau đó mở rộng dần với các khoản chi như Zalo OA trả phí, ZNS, quảng cáo và phần mềm tích hợp. Khi được phân bổ hợp lý, Zalo CRM không chỉ là chi phí mà còn là khoản đầu tư giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và tăng trưởng bền vững trong năm 2026.
6. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)
6.1. Doanh nghiệp có phải trả phí hoa hồng trên mỗi đơn hàng qua Zalo CRM không?
Không. Zalo CRM chỉ thu phí dịch vụ duy trì gói OA và phí tin nhắn tương tác, không thu phí chiết khấu trên mỗi đơn hàng như các sàn thương mại điện tử.
6.2. Tại sao phí tin nhắn ZNS lại hiệu quả hơn SMS truyền thống?
ZNS có giá thành rẻ hơn so với SMS Brandname, cho phép gửi định dạng hình ảnh/nút bấm và chỉ tính phí khi tin nhắn đã được gửi đến thiết bị người dùng thành công.
6.3. Có thể dùng Zalo CRM miễn phí hoàn toàn không?
Có thể, nhưng doanh nghiệp sẽ bị giới hạn rất nhiều về lượt hiển thị tìm kiếm, số lượng liên hệ và không thể gửi các mẫu tin nhắn thông báo tự động chuyên nghiệp cho người lạ.
